หากคุณจะใช้ SharePoint ในบริษัท ให้มีรูปแบบที่คงเส้นคงวา ลดความหลากหลาย และลดเวลาในการดูแลรักษา คุณต้องรู้จัก Site column และ Data type

Site Column คือการต้้งชื่อและรายละเอียดของ Column ไว้ก่อน เพื่อนำมาใช้ภายหลัง ไม่ใช่การสร้าง สดๆแบบ Custom Column เวลาจะสร้าง List หรือ Library ซึ่งมีผลดีในการดูแล และความคงเส้นคงว่า  เช่น หากคุณมี Column ชื่อ Sections ซึ่งเป็น Drop Down list มีรายชื่อแผนกต่างๆเป็น Drop Down Item  หากคุณสร้างไว้ก่อนเป็น Site Column และนำไปใช้กับ List และ Library จำนวนมาก  เมื่อเกิดการเพิ่มลดแผนก หรือเปลี่ยนชื่อแผนก คุณไม่ต้องตามไปแก้ทุก List หรือ Library แต่คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไข Drop Down Item ให้ Site Column ที่เดียว  List และ Library ที่นำ Site Column นี้ไปใช้จะได้รับการ Update โดยอัตโนมัติ

Content Type หรือคือการกำหนดชนิดของ ข้อมูล และเอกสารแต่ละอย่าง เช่น สัญญา, ใบสมัครงาน ฯลฯ จะต้องประกอบด้วยรายละเอียด (Metadata) อะไรบ้าง หากมองในแง่การสร้าง List หรือ Library ต่างๆ ก็คือการกำหนดว่า List และ Library แต่ละชนิด จะต้องมี Site Column อะไรบ้าง   เวลาสร้าง List หรือ Library ก็ไม่ต้องกำหนดใหม่ เป็นแบบ Custom สามารถนำ Content Type ที่กำหนดไว้แล้วไปกำหนด Column ใน List หรือ Library ได้เลย ซึ่งทำให้สะดวกในการสร้าง และการบำรุงรักษา หากต้องการเปลี่ยนแปลง เพิ่มลด Column ก็ทำที่ Content Type ที่เดียว List และ Library ที่ใช้ Content type เดียวกันจะได้รับการ Update โดยอัตโนมัติ

นอนจากประโยชน์ในการดูแลรักษาระบบแล้ว การใช้ Site Column และ Content Type จะทำให้ List และ Library ในองค์กรมีรูปแบบที่เหมือนๆกัน และคงเส้นวา มี Column ที่จำเป็นครบถ้วน

ประโยชน์อีกอย่างคือทำให้สามารถสร้าง List หรือ Library ที่มีหลาย Content type ได้ ซึ่งเรียกว่า List Content Type  ยกตัวอย่างเช่น เราสามารถสร้าง Library เก็บ File ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าแต่ละเจ้า โดยมี Content type หลายแบบ เช่น สัญญา ในเสนอราคา ฯลฯ ไว้ในที่เดียวกันได้

Ref:

Leave a Reply