สำหรับผู้เริ่มใช้ SharePoint ส่วนมากจะเริ่มจาก Shared Document Library หรือการ Shared File ในกลุ่มคนที่ทำงานด้วยกัน  เหมือนการใช้ Network Drive ซึ่งการ Shared File ใน SharePoint มีข้อดีที่เหนือกว่า Share Drive หรือ Network Drive ดังต่อไปนี้

  • มีกลไกป้องกันการเขียน และ Save พร้อมๆกันหลายๆคน
  • มี Version ทำให้สามารถ เรียก File Version เก่าๆคืนมาได้หากการแก้ไขภายหลังทำให้ File เสีย
  • หากบังเอิญลบ File ทิ้งก็สามารถกู้คืนได้
  • สามารถเพิ่มข้อมูลที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับ File ได้ หรือที่เรียกว่า Meta Data ทำให้ค้นหาง่าย และจัดหมวดหมู่ได้
  • สามารถตั้งเตือนเราได้หากมีการแก้ไข File  หรือเพิ่ม File ใหม่ๆ
  • สามารถทำ Workflow เพื่อเตือน หรือ ขอความคิดเห็น หรือขออนุมัติ
  • สามารถเปิด Shared Document Library ใน File Explorer เพื่อความสะดวกในการทำงาน เหมือน Document Library นั้นๆเป็น  Folder หนึ่งในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ สามารถ Drag & Drop File ไปมาระหว่างคอมพิวเตอร์และ SharePoint
  • สามารถส่ง Link ของ File ใน Shared Document Library ใน eMail หรือ Web Page โดยไม่ต้องแนบ File
  • สามารถกำหนดสิทธิการเข้าถึง File , Directory หรือ ทั้ง Library ได้ โดยสามารถกำหนดให้ใครมีสิทธิ์อ่าน เขียน หรือลบ File ได้
  • ลบ File ที่ไม่มีการแก้ไขเป็นเวลานานได้โดยอัตโนมัติ โดยกำหนดอายุว่าจะลบหลังจากไม่แก้ไขแล้วกี่ปี

จึงเห็นว่าการ SharePoint น่าใช้กว่า Share Drive มาก ดูวิธีการใช้งานใน Video และทดลองดูว่าท่านสามารถดึงความสามารถสูงสุดของ Document Library ตามที่กล่าวมาแล้วได้ครบหรือไม่

Leave a Reply