knowledge-base-11

บทความเป็นส่วนหนึ่งของ Series การสร้าง Knowledge Base จาก SharePoint 2010

ตอนที่แล้วเราพูดถึง Knowledge ที่ดีควรเป็นอย่างไร

ในตอนนี้ ก่อนที่จะพูดถึงการสร้าง Knowledge Base จาก SharePoint 2010 จะขอแนะนำ SharePoint แบบสั้นๆ สำหรับคนที่สนใจ Knowledge Base แต่ยังไม่รู้จัก SharePoint

SharePoint คือโปรแกรมสำหรับทำเว็บสำเร็จรูปของบริษัท Microsoft ซึ่งอาจจะเปรียบได้กับกล่องเครื่องมือ และชิ้นส่วนที่สามารถนำมาประกอบกันเพื่อสร้าง Business Application เหมือน Lego ที่เราสามารถเอามาประกอบกันเป็นระบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารการทำงาน  แต่คนส่วนมากจะเริ่มรู้จัก SharePoint ในแง่ของเว็บที่ใช้เก็บ File และ Share File  เพราะเป็น Application ที่ง่าย เหมาะแก่การเริ่ม Implement  แต่หากพนักงานมีความชำนาญในการใช้ SharePoint มากขึ้น  ผู้ดูแลก็จะสอนให้สามารถประยุกต์ SharePoint สำหรับสร้าง Business Application ที่ประกอบด้วย Workflow  เช่นพวก Business Process Automation  ยกตัวอย่างเช่น การขอลาหยุด การขออนุมัติเบิกของ การสั่งซื้อ  การรับส่งของ หรือการสั่งผลิด หรือทำ Frontend ของระบบ ERP   ซึ่งเป็นการใช้ความสามารถที่แท้จริงของ SharePoint

สำหรับบทความนี้เราจะใช้ Lego ตัวนี้ หรือ SharePoint มาประกอบกันเป็น Knowledge Base ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนตามมาตราฐาน Knowledge Base ที่ดีดังที่เคยกล่าวมาแล้ว ซึ่งก็เป็นการประยุกต์ SharePoint ในการทำ Business Application ตัวหนึ่ง

ปกติแล้วเราจะใช้ SharePoint ได้  เราจะต้องติดตั้งโปรแกรมตัวนี้ใน Web Server ของบริษัท แต่หากเป็นบริษัทขนาดเล็กที่ไม่มี Web Server เป็นของตัวเอง  หรือบริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายของระบบ  ซึ่งก็มักจะนิยมเช่าใช้บริการ  หรือที่เรียกว่าฝากข้อมูลไว้กับ Cloud โดยการเช่าใช้ SharePoint  ก็เหมือนกับที่เราเช่า Host เพื่อใช้ทำเว็บตามปกติ แต่เป็น Host ที่มี SharePoint เป็นเว็บสำเร็จรูปให้ใช้ ซึ่งมีหลายบริษัทที่ Host SharePoint ไว้ให้เช่า ซึ่งสามารถหารายชื่อได้โดย Google คำว่า SharePoint Hosting  จะเห็นว่ามีหลายเจ้ามาก  สำหรับเจ้าใหญ่ที่เป็นที่นิยมใช้กันก็คือบริการของ Microsoft เอง

เมื่อบริษัทคุณมี SharePoint แล้ว ไม่ว่าจะเช่าใช้ หรือติดตั้งเอง ก็ได้ ทางผู้ดูแลระบบจะสามารถสร้างเว็บได้หลายๆเว็บ ที่เรียกว่า Site Collection เพราะใน Site Collection จะสามารถสร้าง Site เล็กๆ ได้อีกหลาย Site

คุณจะต้องขอให้ผู้ดูแล SharePoint หรือแผนกคอมพิวเตอร์สร้าง Site Collection ให้คุณ เพื่อจะใช้สร้างเป็น Knowledge Base โดยคุณต้องกำหนดลงไปว่า  Site Collection ที่ต้องการจะต้องใช้ Template เป็น Enterprise Wiki เท่านั้น

เมื่อเขาสร้างให้คุณแล้ว เขาจะให้คุณ เป็น Owner หรือ Site Collection Administrator เพราะคุณเป็นคนขอ คุณจึงเป็นเจ้าของและผู้ดูแล Site

ผมขอจบตอนนี้ไว้ว่า ตอนนี้คุณมี Site ของคุณเองแล้ว ในตอนต่อไปเราจะพูดว่าเราจะเอาอะไรเก็บ Knowledge และส่วนประกอบอื่นๆของ Knowledge Base เพื่อสร้าง Knowledge Base ในอุดมคตินี้ด้วย SharePoint 2010 แบบ Out of the box คือไม่มีการเขียน Code หรือดัดแปลงระบบใดๆทั้งสิ้น และที่สำคัญคือสร้างได้เองโดยผู้ใช้ครับ

 

Leave a Reply