knowledge-base-11

บทความเป็นส่วนหนึ่งของ Series การสร้าง Knowledge Base จาก SharePoint 2010

ในตอนที่แล้วเราได้แนะนำว่า SharePoint คืออะไร และทำอย่างไร คุณจะได้ Site สำหรับการสร้าง Knowledge Base ในตอนนี้เราจะมาดูทางเลือกในการเก็บ Knowledge ที่ SharePoint มีให้

ดังที่เคยกล่าวไว้ว่า SharePoint คือกล่องเครื่องมือและชิ้นส่วน ที่สามารถนำไปประกอบกันเป็น Business Application สำหรับเครื่องมือในการเก็บ Knowledge นี้ SharePoint ก็ให้เครื่องมีอมาหลายตัว เช่น

  • Custom List
  • Site Page
  • Wiki Library
  • Enterprise Wiki

แต่ที่เราจะเลือกใช้ในที่นี้คือ Enterprise Wiki เพราะเป็น Wiki ที่ Microsoft ตั้งใจสร้างมาเพื่อเป็น Knowledge Base โดยเฉพาะ  และเพื่อจะให้รองรับ Knowledge Base ขนาดใหญ่ จึงต้องกำหนดให้ Site ที่จะเป็น Knowledge Base เป็น New Site Collection เลย  อย่าสร้างเป็น Sub Site และ ควรให้ใช้ Enterprise Wiki เป็น Template สำหรับ Root Site ด้วย  ซึ่งในตอนที่แล้วเราก็ Site แบบนี้มาแล้วเราจึงได้ที่เก็บหลักของ Knowledge ใน Knowledge Base ของเราแล้วนะครับ

หน้าตาครั้งแรกที่คุณจะได้เห็น Site ของคุณจะเป็นอย่างนี้

2015-10-27_110404

หากคุณเปิด Site Actions>View All Site Content เพื่อดูว่าใน Site ของคุณมีอะไรมาบ้าง คุณก็จะเห็นเป็นแบบนี้

2015-10-27_111104

คือจะประกอบด้วย Document Libraries 3 อัน คือ

  • Document สำหรับเก็บ File ต่างๆที่เป็น Knowledge เช่น Word, PowerPoint หรือ Excel
  • Images จะไว้เก็บรูปที่คุณจะใส่ใน Wiki Page
  • Pages คือ Wiki Page Library ซึ่งหากคลิกเข้าไปดูจะเห็นว่ามีสอง Page คือ about และ home

และมี List หนึ่ง List เป็น Workflow Tasks สำหรับเก็บ Workflow

จะเห็นว่ามีอะไรมาน้อยมากหากเทียบกับ Team Site Template ซึ่งจะสร้างหลายๆมาให้หลายๆอย่าง ซึ่งบางทีเราก็ไม่ได้ใช้

แต่การสร้าง Knowledge Base ที่ดีเราจะต้องประกอบด้วยส่วนประกอบอื่นๆ ด้วย โดยเราจะสร้างส่วนประกอบที่จำเป็นเพิ่ม เช่น

  • Forum สำหรับให้ผู้ใช้ถามคำถามผู้เชี่ยวชาญ หรือพูดคุยกันเอง และคำถามคำตอบนั้นจะกลายเป็นการสร้างหัวข้อให้ FAQ และ Knowledge Base ซึ่งจะสร้างด้วย Discussion Board List
  • Request for new knowledge สำหรับให้ผู้ใช้ แจ้งว่าควรจะมี Knowledge อะไรบ้าง ที่ผู้ใช้ต้องการให้มีใน Knowledge Base  ซึ่งจะสร้างด้วย Tasks List
  • Expert Directory สำหรับให้ผู้ใช้ค้นหาผู้เชี่ยวชาญสำหรับขอคำปรึกษา จะสร้างด้วย Custom List
  • FAQ สำหรับรวบรวมคำถามที่ถูกถามบ่อยๆ จะเป็นเพียง Category หนึ่งของ Wiki Category ว่า FAQ ที่ระดับ root และ มี Category ย่อย ของ FAQ อีกที
  • สารบันของ Knowledge ในที่นี้เราจะใช้ Wiki Category ประกอบกับ Metadata navigation settings
  • คู่มือการใช้งาน Knowledge Base จะเป็นส่วนหนึ่งของ Knowledge Base โดยใช้ Wiki Category ว่า KB
  • รายงานการเข้าชมเว็บ ทาง SharePoint มีให้แล้วโดยดูได้จาก Site Actions> Site Settings>Site Web Analytics reports

ในตอนนี้เราได้พูดถึงทางเลือกอื่น ในการเก็บ Knowledge และอธิบายทางเลือกของเรา อีกทั้งส่วนประกอบอื่นๆ ในตอนต่อไปเราจะพูด ถึงหัวใจของ Knowledge Base คือการค้นหา Knowledge ที่เราเก็บให้เจออย่างไร    เพื่อสร้าง Knowledge Base ในอุดมคตินี้ด้วย SharePoint 2010 แบบ Out of the box คือไม่มีการเขียน Code หรือดัดแปลงระบบใดๆทั้งสิ้น และที่สำคัญคือสร้างได้เองโดยผู้ใช้ครับ

 

Leave a Reply