knowledge-base-11

บทความเป็นส่วนหนึ่งของ Series การสร้าง Knowledge Base จาก SharePoint 2010

ในตอนที่แล้วเราได้แนะนำว่าควรใช้อะไรใน SharePoint เก็บ Knowledge และนอกจากจะเก็บ Knowledge เราจะต้องมีส่วนต่างมาประกอบ Knowledge Base ในตอนนี้เราจะพูดถึงหัวใจของ Knowledge Base คือการค้นหา Knowledge ที่เราต้องการได้อย่างไร

SharePoint มีความสามารถในการ Search ตาม Keyword ได้อย่างไม่ต้องสงสัย แต่ Default Search Location ของ Search Box ที่ด้านบนขวามือจะเป็น All Site ซึ่ง จะทำให้ได้ผลของการ Search จาก Site อื่นๆที่ไม่ใช่ Knowledge Base  และการจะสอนให้ผู้ใชเลือก Search This Site ก็อาจจะไม่ทั่วถึง

ดังนั้นในหน้าที่เป็น Home Page ของ Knowledge Base ให้ Add Web Parts ที่ชื่อ Search Box ไว้  ซึ่งอยู่ใน  Web Part Category “Search” ดังรูป

2015-10-30_141537

(1)ให้คลิก Insert จากนั้น(2)คลิก Web Parts จากนั้น (3) Scroll หา Search ใน Category แล้ว(4)เลือก Search Box จากนั้นคลิกปุ่ม Add

จะได้ Web Parts ดังรูป

2015-10-30_140915

จากนั้นก็ Save & Close Page นั้นได้   เราก็จะได้ Search Box ที่จะ Search เฉพาะใน Knowledge Base ของเราเท่านั้น

นอกจากการ Search ด้วย Key word แล้ว SharePoint ยังมีการ Search ตาม Category และ Hierarchy อีกด้วย ใช้ความสามารถของ Metadata Navigation

วิธีเปิดใช้ Metadata Navigation ให้เข้าที่ Library Settings ของ Enterprise Wiki ใต้ General Settings ให้คลิกที่ Metadata navigation settings ดังรูป

2015-10-30_151619

ใน Metadata Navigator เราต้องกำหนดว่าจะใช้ Field หรือ Column ไหน เป็น Category ของ Knowledge ของเรา ในที่นี้เราจะเลือก Wiki Categories

นอนจากนั้นเราต้องเลือก Field หรือ Column สำหรับการทำ Filter  ซึ่งจะเลือกอะไรก็ได้ ดังรูป

2015-10-30_153544

จากนั้นคลิก OK

จากนั้นใน Knowledge ทุกอันหรือทุกๆหน้า Wiki Page เราจะต้องใส่ Category  โดยการเข้าไปนี้หน้าที่เราต้องการ คลิกเลือก Pages ที่เป็น Knowledge จากนั้น

2015-11-03_103142

คลิก Tab “Page” และเลือก Edit Properties ดังรูปด้านบน ระบบจะเปิดหน้า สำหรับ การใส่ Category และค่าต่างๆ ดังต่อไปนี้

2015-11-03_103448

หากไม่มีการใส่ Category สำหรับแต่ละหน้าของ Knowledge Page ก็จะหาด้วย Category ไม่ได้  ซึ่งการหาแบบ Category นี้มีประโยชน์มาก

ต่อมาเราจะมาดูว่าผู้ใช้ จะใช้ Category search และ Filter อย่างไร

ก่อนอื่นผู้ใช้จะต้องเปิด Wiki Library ซึ่งปกติเราจะสร้าง Link ให้ในหน้า Home เพื่ออำนวยความสะดวก

เมื่อเปิด Wiki Library ขึ้นมาแล้ว มองไปด้านขวาล่าง เราจะเห็น Wiki Category และ Filter ดังรูปดังรูป

2015-11-03_104315

หาก User คลิกที่ Library ก็จะเห็นหัวข้อของ Knowledge ที่อยู่ใน Category ทางด้านซ้าย ซึ่ง Category ที่ SharePoint ให้เป็นแบบ Hierarchy หรือมี Level ได้ด้วย

ด้านล่างมีประโยชน์มาก เรียกว่า Key Filter  ซึ่งทำให้สามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่ง Category และใส่ตัวกรองอื่นๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการจริงๆ

ในตอนนี้เราได้พูดถึงเรื่องสำคัญมากของ Knowledge Base คือการค้นหา หากเก็บไว้แต่หาเอามาใช้ไม่ได้ก็ไม่มีประโยชน์ ในตอนต่อไปเราจะพูด ถึงการสร้างส่วนประกอบอื่นๆ   เพื่อสร้าง Knowledge Base ในอุดมคตินี้ด้วย SharePoint 2010 แบบ Out of the box คือไม่มีการเขียน Code หรือดัดแปลงระบบใดๆทั้งสิ้น และที่สำคัญคือสร้างได้เองโดยผู้ใช้ครับ

 

Leave a Reply