SharePoint default Content type แต่ละตัวเช่น Document Library, Form Library, Tasks, Calendar ฯลฯ ต่างมี Behavior หรือ Features หรือความสามารถที่พิเศษเฉพาะตัว เช่น Calendar สามารถ Link กับ Outlook Calendar หรือ Task สามารถ ทำงานร่วมกับ Microsoft Project ซึ่งความสามารถเหล่านี้แตกต่างกันไป

แต่คุณสมบัติที่ทุกๆ Content type มีเหมือนๆกัน ซึ่งเราน่าจะเรียนรู้ไว้เพราะเรียนครั้งเดียวก็สามารถใช้กับ ทุกๆ Content type ได้คือ

  • สามารถสร้าง View ได้ ทำให้สามารถดูข้อมูลในมุมมองต่างๆกัน และเลือกดูข้อมูลเฉพาะกลุ่มได้ หรือเลือกดูเฉพาะบาง Column ได้
  • สามารถ ดู Library และ List ใน Datasheet View เหมือน Excel Sheet
  • สามารถกำหนด Permission ว่า Content แต่ละอัน หรือแต่ละกลุ่มจะให้ใครมีสิทธิ์แค่ไหน เช่น อ่านได้ เขียนได้ สร้างได้ หรือ ลบได้ เป็นต้น ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญของ SharePoint ทีเดียว
  • สามารถกำหนด Workflow ได้ และสามารถกำหนดให้ Run แบบ Manual หรือ Automatic ได้
  • สามารถสร้าง SharePoint Workspace เพื่อนำข้อมูลบางส่วนมาเก็บใน PC ของเราในกรณีที่ต้องทำงาน Off Line และนำกลับมา Sync กับ SharePoint ได้
  • สามารถ Edit Setting ได้ ซึ่งทำให้กำหนดค่าต่างๆของ Library และ List ได้จำนวนมาก
  • ตั้ง Alert me เพื่อเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่ Content ตัวใดตัวหนึ่งหรือทั้ง List หรือ Library
  • เพิ่ม Column ได้ มีประโยชน์เมื่อเราต้องการเก็บ Data หรือ Metadata ที่เกี่ยวข้องกับ Content นั้นๆ หรือ สร้าง Content type ใหม่ๆ
  • กำหนดได้ว่า Column ไหนจำเป็นต้องมีข้อมูลจึงจะ Save ได้
  • ออกแบบ Display form และ Data Entry form ได้ โดยใช้โปรแกรม InfoPath ซึ่งสามารถออกแบบ Form ได้สวยงาม และมี Data validation อีกด้วย
  • สามาร eMail Link เพื่อส่ง Link ของ Content นั้นๆไปทาง eMail ได้
  • Edit และ View Property ของ Content ได้
  • กำหนด Data Class เพื่อกำหนด Retentive ของ Content ว่าจะมีอายุการเก็บนานเท่าใด โดยนับจากวันแก้ไขล่าสุด

Leave a Reply