Business process คือกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การจัดซื้อวัตถุดิบ การขายและการจัดส่ง การผลิตและการตรวจสอบคุณภาพ ฯลฯ  คือขบวนการที่ทำเพื่อให้ธุรกิจมีผลประกอบการ มีกำไร ในขบวนการทางธุรกิจจะประกอบด้วยหน่วยงานต่างๆกัน ทำงานประสานงานกัน เป็นลำดับขั้นตอน การทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปแบบเป็นระบบ รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ไม่เกิดความผิดพลาด จึงทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพ และทำกำไรได้มาก

ยกตัวอย่างเช่น หากธุรกิจสามารถส่งสินค้าให้ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ไม่มีความผิดพลาด ก็จะทำให้ธุรกิจนั้นมีความได้เปรียบในการแข่งขันเหนือคู่แข่ง แต่ขบวนการดังกล่าวประกอบด้วยขั้นตอนมากมาย มีหลายหน่วยงานที่มาเกี่ยวข้อง มีการรวบรวมและส่งต่อข้อมูลต่างเพื่อทำให้ขบวนการดำเนินไปอย่างถูกต้อง เป็นเรื่องซับซ้อนและไม่ง่ายที่เดียว

ยกตัวอย่างดังนี้ ฝ่ายขาย รวบรวมข้อมูลการสั่งซื้อ ทั้งจำนวน คุณสมบัติ สถานที่จัดส่ง ราคา ฯลฯ ส่งให้ทางโรงงาน ทางแผนกวางแผนการผลิต จะดำเนินการวางแผนการจัดซื้อ และการผลิติ  ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการ จัดหา ประกวดราคา สั่งซื้อวัตถุดิบ แผนกคลังสินค้ารับวัตถุดิบ แผนกตรวดสอบคุณภาพเข้าตรวดสอบคุณภาพวัตถุดิบ แผนกวางแผนการผลิตสั่งการผลิต แผนกผลิตดำเนินการผลิต แผนกตรวจสอบคุณภาพตรวจสอบคุณภาพสินค้า แผนกคลังสินค้ารับสินค้า แผนก Shipping ดำเนินการจัดส่ง แผนกบัญชีวางบิลรับเงิน ฯลฯ  จะเห็นว่าในขบวนการจะประกอบด้วยขั้นตอนจำนวนมาก คนที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก และข้อมูลจำนวนมากที่ช่วยในการดำเนินการ

เพื่อทำให้ขบวนการดำเนินการไปได้อย่างรวดเร็ว ไม่มีการรอคอย หรือความผิดพลาด ระบบได้ถูกสร้างขึ้น ว่าแต่ละหน่วยงานจะทำงานอย่างไร ประสานงานกันอย่างไร  ข้อมูลอะไรที่ต้องรวบรวม โดยใคร และส่งมอบข้อมูลเหล่านั้นให้ใคร โดยไม่ให้มีความผิดพลาด หรือรอคอย

การเก็บข้อมูลเพื่อไม่ให้ตกหล่น จึงมักจะใช้ Form หรือแบบ ในการกรอก ซึ่งมักจะเป็น Electronic Form เพื่อความสะดวกในการ ประมวลผลและกระจายข้อมูล

สรุปแล้วใน Business Process แต่ละขั้นตอน หากสรุปให้ง่ายจะประกอบด้วย

  • Data Capture หรือการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยมากจะให้ Electronic Form
  • Data Sharing หรือ Data Distribution คือการส่งข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานให้กับหน่วยงานที่ต้องดำเนิน อาจจะอยู่ในรูปของ Data View หรือ Report
  • Workflow คือ การส่งสัญญาณให้หน่วยงานที่ต้องทำงานทราบว่า ถึงจังหวะที่ต้องทำอะไร อาจจะเป็นทาง eMail หรือ SMS

หน่วยงานต่างๆในระบบก็มีหน้าที่สามอย่างเช่นกัน คือ รวบรวมข้อมูล ให้สัญญาณหน่วยงานต่อไปทราบว่าต้องทำอะไร และส่งมอบข้อมูลที่จำเป็นให้

เพื่อลดความผิดพลาดในการดำเนินการต่างๆเหล่านี้ จึงมีการนำระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยในการดำเนินการ เช่น MRP, ERP, CMS ฯลฯ

ซึ่งระบบที่จะอำนวยความสะดวกหรือจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) เหล่านี้มีหลายระบบ  บางระบบก็เป็นระบบสำเร็จรูป เช่น ERP (SAP) แต่ก็อาจจะไม่ครอบคลุมทุก Business Process หรือไม่สอดคล้องกับทุก Business Process ของธุรกิจ

จึงมีระบบที่มาเสริมการทำงานของ ERP หรือระบบสำเร็จรูป ซึ่งสร้างได้เอง ตามความต้องการของผู้ใช้หรือผู้ดำเนินการทางธุรกิจ ระบบหนึ่งที่กล่าวในที่นี้คือ InfoPath และ SharePoint ของ Microsoft ซึ่งเป็นระบบที่สามารถออกแบบและปรับแต่ง ได้โดยผู้ดำเนินกระบวนการทางธุรกิจเอง ไม่ต้องอาศัย Programmer หรือผู้เชี่ยวชาญทางคอมพิวเตอร์มาช่วยแต่อย่างใด

ในธุรกิจขนาดเล็กอาจจะไม่สามารถซื้อระบบสำเร็จรูปขนาดใหญ่ ก็อาจจะดำเนินการทุกอย่างด้วย InfoPath และ SharePoint

โดย InfoPath จะเป็นโปรแกรมออกแบบแบบฟอร์ม (Form) ในการเก็บรวมรวมข้อมูล ซึ่งใช้งานง่าย ทำให้ผู้ใช้ออกแบบ Form ได้ด้วยตัวเอง มีระบบป้องกันความผิดพลาดในการป้อนข้อมูล (Validation) และลดเวลาในการป้อนข้อมูลโดยการอ่านและดึงข้อมูลที่มีแล้วในระบบมาแสดงใน Form ทำให้ไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน เช่น แสดงรายการสินค้าที่มีให้เลือก โดยอัตโนมัติ

ส่วน SharePoint จะเป็นฐานข้อมูลในการเก็บข้อมูล ส่ง Email หรือ SMS ให้สัญญาณการทำงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้เริ่มทำงาน เมื่อพร้อมจะทำงาน(Work flow)และให้ข้อมูลที่จำเป็น (Data View) ในการทำงานกับผู้รับผิดชอบทำงาน

เมื่อรวม InfoPath และ SharePoint เข้าด้วยกัน ก็จะเกิดระบบที่บริหาร Business Process ให้โดยอัตโนมัติ  ซึ่งจะเป็นระบบที่สร้างและดูแลโดยผู้ใช้งานเอง ที่เข้าใจะรบบการทำงาน และปรับแต่งระบบให้เหมาะสมกับการทำงานที่เปลี่ยนไปได้โดยตลอดเวลา ต่างกับระบบสำเร็จรูปที่ไม่เข้ากับขั้นตอนการทำงาน และยากที่จะทำความเข้าใจ

 

 

 

Leave a Reply