ธุรกิจใดๆในโลกนี้ ต่างต้องประกอบด้วยขบวนการ (Business Process) ย่อยๆจำนวนมาก  ที่ดำเนินการสอดประสานกันเพื่อสร้างผลผลิตที่เป็นบริการหรือผลิตภัณฑ์  ยกตัวอย่างเช่น โรงงานผลิต ก็ต้องมี ขบวนการย่อยในการจัดจำหน่าย จัดหาวัตถุดิบ ดำเนินการผลิต และการจัดส่งสินค้า เป็นต้น

2015-04-27_133550

ในแต่ละขบวนการยังแตกย่อยลงไปอีก เช่น การจัดหาวัตถุดิบ ก็จะมีขบวนการ หาแหล่งจำหน่าย การตรวจสอบมาตราฐาน การต่อรองราคา การส่งคำสั่งซื้อ การรับสินค้า การตรวจสอบคุณภาพ และอี่นอีกมาก ในธุรกิจจึงประกอบด้วย Business Process เป็นร้อยเป็นพันรายการ

ธุรกิจจึงประกอบด้วยหน่วยงานที่มีความชำนาญเฉพาะด้าน ทำงานร่วมกัน เป็นลำดับขั้นตอน กลายเป็นขบวนการ แต่ละ Business Process จึงต้องใช้หลายหน่วยงาน มาทำงานแต่ละขั้นตอน เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพ ฝ่ายวางแผนการผลิต ฯลฯ เพื่อมาดำเนินการ Business Process ย่อย แต่ละขั้นตอน เป็นทอดๆกันไป จนสำเร็จเป้าหมาย

การดำเนินธุระกิจให้ประสพความสำเร็จ คือการดำเนินการในแต่ละขั้นตอน หรือ แต่ละ Business Process ให้สำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ และไม่ผิดพลาด

ซึ่งการดำเนินการของแต่ละ Business Process หรือแต่ละขั้นตอน

  • ผู้ปฏิบัติงานต้องการสัญญาณ (Ticker) ที่จะบอกให้รู้ว่า Business process ใดที่ต้องเริ่มดำเนินการได้แล้ว เช่น แผนกจัดซื้อจะต้องได้รับสัญญาณจากแผนกวางแผนการผลิต ให้สั่งซื้อวัตถุดิบได้แล้ว
  • และนอกจากนั้นยังต้องการ Information หรือข้อมูล หรือข่าวสาร ที่ใช้ประกอบในการดำเนินการ   เช่น จะต้องรู้ว่าซื้ออะไรบ้าง คุณสมบัติเป็นอย่างไร จำนวนเท่าใด และต้องการสินค้าเมื่อใด เป็นต้น
  • และเมื่อดำเนินการตาม Business Process ก็จะได้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับ Business Process อื่นๆ ที่จะนำไปใช้ต่อไป จึงต้องดำเนินการเก็บข้อมูล (Data capture) เข้าฐานข้อมูล เพื่อให้หน่วยงานอื่นๆนำไปใช้ในการดำเนินการในขั้นตอนต่อๆไป เช่น แผนกจัดซื้อ สั่งซื้อวัตถุดิบ ก็จะได้ข้อมูลมาว่าวัตถุดิบจะมาถึงท่าเรือเมื่อไหร่ จะต้องนำไปเก็บใน ฐานข้อมูล ซึ่งจำเป็นสำหรับแผนก Shipping จะดำเนินการต่อไป และจะกลายเป็น Ticker ให้แผนก Shipping ในการเริ่มดำเนินการ ในการรับสินค้าเป็นต้น

เพื่อให้การดำเนินการต่างๆ ทั้งหมดทั้งปวง ดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ รวดเร็ว ไม่เสียเวลารอคอย และไม่มีความผิดพลาดในการดำเนินการ  ธุรกิจจึงนำระบบคอมพิวเตอร์มาช่วย ซึ่งระบบที่ช่วยในการดำเนินการ Business Process ต่างๆนี้คือ ระบบ ERP หรือ MRP  เช่น SAP, Oracle ฯลฯ  ซึ่งเป็นฐานข้อมูลกลางในการ เก็บข้อมูล ทั้งองค์กร ประมวลผล ส่งสัญญาณเตือนให้ดำเนินการ Business Process ต่างๆ และให้ข้อมูลหรือข่าวสารที่จำเป็นในการดำเนินการ และรวบรวมข้อมูลที่ได้จากการดำเนินการ เพื่อใช้ในขบวนการอื่นๆ

ระบบ ERP แต่ละยี้ห้อมักจะเก่ง หรือเหมาะสมกับธุรกิจแต่ละแบบ เช่น บางตัวเหมาะกับอุตสาหกรรมเคมี บางตัวเหมาะกับธุรกิจบริการ เป็นต้น เพราะ ERP แต่ละตัวจะมี Business Process ไม่เหมือนกัน แต่ Business Process ต่างๆของ ERP เหล่านั้น ก็สามารถปรับเปลี่ยนได้  เพื่อให้เข้ากับธุรกิจที่ต่างไปได้บ้าง ซึ่งการปรับเปลี่ยนนั้นเรียกกว่า Customization

การใช้งานระบบ ERP มีค่าใช้จ่ายมากเพราะนอนจากระบบจะมีราคาแพง และยังคิดค่าใช้จ่ายรายปีตามการใช้งาน ใช้มากเสียมาก ซึ่งต้องจ่ายทุกปี และยังต้องมีพนักงานที่มีความรู้และเงินเดือนแพงดูแลระบบ

แต่ระบบธุรกิจเองก็มีเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เพื่อให้เข้ากับสถานะการที่เปลี่ยนไป เช่น การตลาด กฏหมาย สภาพแวดล้อม  หรือปรับตัวเองเพื่อให้เป็น Enterprise Agile,  Quick Response Business ฯลฯ

แต่การ Customize ERP ให้เข้ากับธุรกิจเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก เพราะระบบ ERP เป็นระบบใหญ่ และซับซ้อนสูงมาก  การ Customization ที่จุดหนึ่งอาจจะกระทบการทำงานของระบบอื่นๆ จึงต้องทำโดยผู้เชียวชาญ  ซึ่งโดยมากจะต้องจ้างจากภายนอก หรือบริษัทที่ให้บริการ ERP จึงมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการมาก เสียเวลาทำไม่น้อย จนอาจจะไม่ทันการ และบ่อยครั้งที่การทำ Customization แล้ว ก็ไม่ตรงกับความต้องการของ Business Process  Owner หรือผู้ใช้  เพราะผู้เชียวชาญระบบ ERP ที่มาทำ Customization  ก็อาจจะไม่เข้าใจธุรกิจ และBusiness Process ของผู้จ้างดีพอ และนอกจากนั้นการ Customization มากๆทำให้การ Upgrade Version ของ ERP ลำบากอีกด้วย

หลายๆบริษัทจึงใช้ ERP แบบไม่มี Customization หรือแบบ Out of the box แต่ก็มักจะทำให้ผู้ใช้ ใช้ไม่สะดวก ERP หรือ Business Process ต่างๆ ไม่คล่องตัว ติดขัด ทำให้ธุรกิจเสียเวลา เพิ่มขั้นตอน เพิ่มคน หลายๆบริษัทจึง Implement ERP ไม่สำเร็จ

 

SharePoint จึงเป็นตัวช่วยที่ลงตัวสำหรับการใช้ ERP  เพราะ SharePoint ให้บริการ Business Process ได้ แบบ DIY คือผู้ใช้ทำเองใช้เอง หรือ Business Process Owner สามารถเป็นผู้กำหนด Business Process ได้เอง ไม่ต้องใช้ความรู้ด้าน Programming หรือคอมพิวเตอร์ และปรับเปลี่ยนได้บ่อยๆ ตามความต้องการ

SharePoint สามารถให้สัญญาณ Ticker Business Process ด้วย Workflow ที่มี Ticker ทั้งแบบ SMS และ Email, ให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงาน และรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ ในรูปแบบของ Electronic Form ที่ผู้ใช้ปรับแต่งได้เอง จึงเข้าใจง่ายเหมาะกับผู้ใช้  สะดวกและลดงานโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลทั้งหมดเอง โดยใช้ข้อมูลจาก ERP และ Update ข้อมูลขึ้นระบบ ERP ได้ในรูปแบบที่ผู้ใช้เข้าใจง่ายกว่า ERP Transaction  และที่ดีกว่านั้นคือ SharePoint มี Database เสริมสำหรับเก็บและนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นในการทำงาน แต่ ERP ไม่มีให้อีกด้วย

แต่ SharePoint ไม่ได้มาแทน ERP เพราะฺ Business Process โดยรวมซับซ้อนเกินกว่าแต่หน่วยงานแต่ละหน่วยงานจะเข้าใจภาพรวมได้ เช่น หน่วยงานจัดซื้อ หรือหน่วยงานผลิต ก็อาจจะยังไม่สามารถรู้ความต้องการของหน่วยงานบัญชี หรือ BOI หรือ การวางแผนทางธุรกิจ เป็นต้น

แต่แผนกต่างๆ เข้าใจการดำเนินการของตัวเองดี และเข้าใจหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้ จึงสามารถออกแบบระบบที่จะทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

SharePoint เหมาะกับการนำมาประสานการดำเนินการใน Business Process ที่ ERP ไม่ให้บริการ เช่นการ เบิกจ่ายเครื่องใช้สำนักงาน การจองรถ ฯลฯ หรือแทน Business Process ของ ERP บางส่วนที่ไม่สะดวก มีขั้นตอนและ Transaction มากเกินไป หรือไม่ตรงกับ Business Process จริงๆ ที่ผู้ใช้ต้องการ  หรือความจำเป็นของ Business Process เหล่านั้น

โดย SharePoint สามารถดึงข้อมูลมาใช้จากระบบ ERP มาใช้  และ Update หรือป้อนข้อมูลให้กับระบบ ERP แทนการป้อนข้อมูลทาง ERP ‘s Transaction ผ่านทาง Business Connectivity Service ของ Microsoft

การใช้ SharePoint จีงเป็นฐานข้อมูลของ ERP เป็นหลัก แต่เสริมด้วย Database ของ SharePoint เองในการให้บริการ Business Process  ด้วยการ User Interface ที่เป็น Electronic Form และ Microsoft Office ที่พนักงานมีความชำนาญอยู่แล้ว ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้อง Customize ระบบ ERP บ่อยๆ ทำให้การ Upgrade ERP ทำได้ง่ายขึ้นด้วย

มีหลายบริษัทที่สามารถลดค่าใช้จ่ายในการใช้ ERP เช่น ค่าใช้จ่ายรายปี  ค่าใช้จ่ายในการ Customization และค่าใช้จ่ายในการดำเนินการของระบบ ERP หรือหน่วยงานที่ดูแลระบบ ERP

และที่สำคัญกว่าคือสามารถดำเนินการทางธุรกิจได้มีประสิทธิภาพดีกว่าการใช้ระบบ ERP โดยลำพัง  เพราะความเป็น DIY ของ SharePoint ทำให้ Business Process ทำโดยผู้ใช้ ซึ่งจะถูกใจและมีประสิทธิภาพดีกว่า และไม่ต้องใช้ Computer Expert ทำให้มีการทำ Business Process Improvement ให้เหมาะกับสถานะการ  ลดความผลิดพลาด ลดเวลาและขั้นตอนในการดำเนินการ ธุรกิจจึงมีกำไรมากขึ้น

บางบริษัทใช้ SharePoint เป็น Front End ของระบบ ERP เพราะระบบ ERP มีความซับซ้อน เช่น การใช้ SAP พนักงานที่ใช้จะต้องเรียนรู้ Navigation และการใช้ User Interface ของ ERP ต้องมีอบรมก่อนใช้งาน  และที่สำคัญคือต้องติดตั้งโปรแกรมที่เป็น Client ของ ERP ในเครื่องผู้ใช้ เพื่อลดเวลาในการอบรม และการดูแล Client โปรแกรม และเพื่อทำให้พนักงานใหม่เริ่มทำงานได้เร็วขึ้น หรือในบางกรณี ต้องการให้คนนอก เช่น ลูกค้า หรือ Vendor ป้อนข้อมูลเข้า ERP โดยตรง เช่น จองสินค้า หรือสั่งสินค้า  หรือ Vender แจ้ง Confirm การสั่งซื้อ  เราก็สามารถใช้ SharePoint เป็น Front End ของ ERP โดยสร้าง Electronic Form ให้พนักงานหรือลูกค้าป้อนข้อมูลด้วย Web Browser  ได้โดยตรง  ซึ่งใน Electronic Form จะมี Data Validation , คำแนะนำให้ป้อนข้อมูล, มี Drop down list ให้เลือกแทนการพิมพ์ และมีขั้นตอนที่น้อยกว่า แต่อาจจะทดแทน ERP Transaction ได้หลาย Transaction ในคราวเดียว

บางบริษัทที่ใช้ ERP แต่พนักงานที่เป็น In key operator แทบจะไม่ได้สำผัสกับ ERP Transaction หรือหน้าจอของ ERP เลยเพราะบริษัทใช้ SharePoint เป็น Front End เพื่อลดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูล

มีหลาย Product ที่สนับสนุนความคิดนี้เช่น Duet Enterprise , ERP-Link ฯลฯ

2015-04-30_084726

 

เป้าหมายของแผนก IT คือให้บริการระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้ธุรกิจดำเนินงาน หรือ ดำเนิน Business Process ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีค่าใช้จ่ายต่ำสุด

ในยุคนี้ที่ทุกหน่วยงานต่างๆมีขนาดเล็กลง โดยเฉพาะหน่วยงานบริการ แต่ต้องกานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น  ทางหน่วยงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Safety, HR, Accounting  ฯลฯ  จึงมีการให้ระบบงานของตัวเองเป็นอัตโนมัติ หรือลดความซับซ้อนลงจนผู้ใช้บริการสามารถดำเนินการได้เอง เช่น HR Self Service, ATM   ฯลฯ

ซึ่งทาง IT ก็ไม่เว้นที่จะต้องเพิ่มประสิทธิภาพเช่นกัน  โดยต้อง Simplify งานพัฒนาบางส่วน ให้ผู้ใช้ได้พัฒนาและดูแลเอง โดยอาศัย DIY Software เช่น SharePoint มาช่วย  นอกจากนั้น การใช้ SharePoint ยังจะช่วยลดงานบริการและแก้ปัญหาด้านระบบ ERP  ได้อีกด้วย

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในระบบ เช่น การ Upgrade หรือ Environment ทางธุรกิจเปลี่ยนไป จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงระบบ IT จำนวนมาก เช่น ระบบที่มีใช้ไม่ได้ หรือไม่เหมาะสม  ทาง IT ก็จะได้ User จำนวนมากมาเป็นกองทัพเสริม  ซึ่งจะมาช่วยปรับหรือแก้ไขระบบต่าง ให้เข้ากับ Business Process ใหม่ได้อย่างรวดเร็ว และทันเวลา เพราะผู้ใช้เข้าใจระบบและทำได้เอง

การอาศัยโปรแกรมที่เป็น DIY เช่น SharePoint จึงเป็นแนวทางหนึ่งที่ทำให้หน่วงงาน IT fast response to change

แผนก IT ในยุคใหม่เปลี่ยนบทบาทจากการพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ มาเป็นผู้ให้ Support และ Coaching  ให้ความรู้ และดูแลทิศทางของ Business Process

แผนก IT เป็นผู้ให้การอบรม และสนับสนุนการใช้ DIY Software เช่น SharePoint  และให้ความสำคัญกับ Business Process Efficiency โดยให้การสนับสนุนการทำ Business Process Improvement และดูแลการป้อนข้อมูลขึ้นระบบ ERP ให้ถูกต้องและครบถ้วน ในทางกลับกันก็ดูแล Business Connectivity Services เพื่อเป็นฐานข้อมูลให้ SharePoint

ee819133.Evans_1(en-us,MSDN.10)

Leave a Reply